Những lưu ý để tổ chức bữa tiệc cho công ty tốt nhất?

Chào Huyền Anh, dattiec.vn rất vui khi nhận được câu hỏi từ bạn hỏi về kinh nghiệm đặt tiệc công ty. Vì việc tổ chức một sự kiện lớn và quan trọng như Gala Dinner đòi hỏi sự chuẩn bị tương đối công phu với nhiều hạng mục sự kiện khác nhau, vì vậy trong bài viết này dattiec.vn sẽ tạm chia sẻ đến bạn 3 lưu ý để tổ chức tiệc công ty để bạn tiện định hướng tìm hiểu và chuẩn bị cho sự kiện của công ty mình nhé. Chúc bạn thành công.

Lưu ý 1: Lên kế hoạch tổ chức tiệc trước 2 tháng là tốt nhất

Nhiều người thường nghĩ rằng, lên kế hoạch càng sớm thì càng có lợi vì sẽ có thời gian thư thả tìm hiểu và lựa chọn. Tuy nhiên điều này chưa chắc đã đúng, nhất là đối với đặt tiệc. Đôi khi vì tìm hiểu và chốt đặt quá sớm mà bạn có thể sẽ thấy tiếc vì vô tình bỏ qua ưu đãi áp dụng tại nhà hàng trong thời gian sau đó.

Ngược lại, nếu bạn tìm hiểu nhà hàng và đặt tiệc quá muộn thì quỹ thời gian eo hẹp còn lại sẽ hình thành tâm lý áp lực, khiến bạn khó lòng đưa ra lựa chọn sáng suốt. Nhất là với các chương trình đặt tiệc cuối năm, nếu bạn liên hệ quá muộn thì rất có thể nhà hàng ưng ý đã hết chỗ, bạn buộc phải chấp nhận mức giá cao hơn do bị ép giá tại những địa điểm khác.

2 tháng trước ngày ăn tiệc chính là thời điểm thích hợp nhất để bạn bắt đầu lên kế hoạch nội dung chi tiết chương trình cho buổi tiệc cuối năm.

Kế hoạch tiệc cuối năm hoàn hảo cần dự trù đầy đủ các nội dung sau:

1. Xác định số lượng khách mời tham dự.
2. Dựa vào kinh phí tổng của công ty, bạn có thể dự trù các khoản chi phí cần thiết cho buổi tiệc. Bạn hoàn toàn có thể đưa ra nhiều ý tưởng khác nhau để dễ dàng chọn lựa địa điểm sao cho phù hợp nhất.
   Ngoài ra, để tránh việc phát sinh các khoản chi phí không mong muốn, hãy lập nên một bản kế hoạch chi tiêu cho toàn bộ hoạt động của sự kiện.Trong bản dự toán này, bạn nên đặt mức thấp hơn so với ngân sách được cấp. Khoản dư ra này sẽ được coi là kinh phí dự trù đề phòng phát sinh.
   
3. Lựa chọn chủ đề chính cho bữa tiệc cũng như toàn bộ nội dung chương trình là cần thiết. Từ chủ đề xuyên suốt này, bạn dễ dàng liệt kê đầy đủ hạng mục chính cần thiết. Hãy cố gắng chi tiết: càng chi tiết, càng giúp chương trình thuận lợi, càng phân bổ thời gian tiệc hợp lý.
   VD: Theo thứ tự thời gian, hãy phân chia dần dần các nội dung như: thời gian phát biểu của từng lãnh đạo, thời gian khách dùng tea break, khai tiệc tầm bao nhiêu phút, văn nghệ gồm những tiết mục gì, trình diễn trong bao lâu, thời gian cho hoạt động vinh danh nhân viên xuất sắc, thời gian để tổ chức trò chơi…

Lưu ý 2: Cách tìm địa điểm tổ chức tiệc cuối năm phù hợp:

Sau khi đã lên được kế hoạch tiệc, chọn địa điểm là việc đặc biệt quan trọng. Các địa điểm quen thuộc hay được dùng để tổ chức các buổi tiệc cuối năm nhiều nhất là các nhà hàng, khách sạn hay trung tâm tổ chức sự kiện.

Địa điểm tổ chức tiệc hợp lý phù hợp cần đáp ứng các yếu tố sau:

1. Vị trí thuận tiện khi di chuyển từ công ty.
2. Chọn địa điểm có phòng riêng hoặc không gian riêng với sức chứa đáp ứng đủ số lượng khách mời dự tiệc của công ty.
3. Không gian địa điểm sang trọng, lịch sự, phù hợp với chủ đề và nội dung chương trình trong bữa tiệc.
4. Thực đơn món ăn đa dạng, nguyên liệu tươi sống, chế biến thơm ngon, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
5. Chi phí hợp lý, có nhiều mức giá lựa chọn khác nhau, có thể linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với ngân sách của công ty.
6. Phục vụ nhanh nhẹn, tận tình, niềm nở, chu đáo và chuyên nghiệp.
7. Các dịch vụ tiện ích và phương tiện hỗ trợ tại địa điểm tổ chức tiệc cần phong phú, nhằm đáp ứng được nhu cầu của công ty (bãi đỗ xe rộng, âm thanh – ánh sáng phát biểu, diễn văn nghệ, khu vui chơi cho trẻ em…).

Lưu ý 3: Khi liên hệ, tham khảo giá cả 

Khi đã chọn được địa điểm phù hợp với nhu cầu của mình, bạn đừng quên liên hệ trước để được hỗ trợ tốt nhất. Ngày nay công nghệ phát triển, rất nhiều ưu đãi  riêng được nhà hàng áp dụng cho khách hàng liên hệ trước sớm, trong đó có nhiều chương trình không được công khai, nên nếu bạn không mạnh dạn, chủ động gọi trước thì có thể bỏ lỡ mức giá tốt cho đoàn tiệc mình.

Nếu đang gặp khó khăn trong việc lên chi phí, tổ chức chương trình, lựa chọn địa điểm, thực đơn tiệc, … dattiec.vn có thể giúp bạn đấy. Vì vậy đừng ngần ngại chia sẻ những dự định sắp tới cùng chúng tôi để nhận tư vấn từ A – Z thuận tiện nhé!

Thời gian là thứ tài nguyên quý giá, đã tiêu rồi thì không thể kiếm lại được.

Tiền bạc là thứ trước mắt, tiêu bao nhiêu thì vẫn có thể kiếm lại được.

Vì vậy, để tiết kiệm chi phí, thời gian cho bạn – Hãy gọi cho chúng tôi qua số: 0369626262 hoặc 0948 51 5511

Dattiec.vn – Giải pháp tốt nhất để có một bữa tiệc thành công.